الممارسات الحديثة في تبسيط وتنظيم إجراءات العمل

مقدمة عن البرنامج التدريبي:

يتناول هذا البرنامج التدريبي أهم الأساليب العلمية المتخذه لتبسيط الإجراءات داخل أي منظمة للتخلص من بيروقراطية العمل والروتين للانطلاق في فضاء الإبداع والتميز المستمر وذلك لضمان استمرارية ديناميكية العمل وتطويرها للتميز .

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية البرنامج سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد أولويات العمل لدعم النتائج الرئيسية.
• صقل مهارات التفكير الإبتكاري لتبسيط إجراءات العمل.
• استخدام الأدوات الإبداعية في تطوير أساليب العمل وتحسين الإنتاجية.
• تطبيق الخرائط والنماذج العملية في تبسيط الإجراءات.
• تحليل المفاهيم والخطوات الأساسية في تعزيز كفاءة آليات العمل.
• تبسيط إجراءات العمل لزيادة الإنتاجية الفردية والتنظيمية.

الفئات المستهدفة:

• المدراء والمشرفون الذين يرغبون بتعزيز معرفتهم.
• الموظفون الذين يرغبون بتعزيز معرفتهم .

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

مفهوم تبسيط العمل وأهميته:

• إعداد وتحليل مخطط توزيع العمل.
• إعادة تقسيم عبء العمل وإعادة توزيع الوظائف.
• تبسيط الإجراءات لتحسين الإنتاجية.
• تحسين وتبسيط وإختصار النماذج والخطوات.
• تحسين التخطيط الداخلي لمكان العمل.
• زيادة تمكين العاملين وزيادة الأداء البشري.

الوحدة الثانية:

أعراض وتشخيص تعقيدات إجراءات العمل:

• تراكم العمل.
• الخطوات متعددة المراحل.
• القوة العاملة غير المنتجة.
• الرجوع إلى أعداد كبيرة من الملفات.
• التنقلات الكثيرة للموظفين.
• المراحل المتعددة للرقابة والمراجعة.

الوحدة الثالثة:

مراحل تطبيق تطوير نظم العمل وتبسيط الإجراءات:

• الهيكلة التنظيمية وأساليب تحليلها وتحديد مجالات القوة والضعف.
• التنظيم والأساليب (الأهمية ، الأهداف ،المهام).
• الجوانب الإنسانية في التنظيم والأساليب.
• طرق تحديد الإجراءات الجديدة بالمنظمة.
• طرق توثيق الإجراءات الجديدة وإعداد دليل الإجراءات.
• مخططات العمليات وخرائط التدفق.

الوحدة الرابعة:

استخدام خرائط سير العمل لتبسيط الإجراءات:

• الخرائط التفصيلية لمعالجة المعلومات.
• الخرائط التفصيلية لسير العمل المبسط.
• خرائط إجراءات متعددة الأعمدة.
• إعداد وتحليل خرائط سير العمل.
• تبسيط الإجراءات واقتراح التغييرات.
• مبادئ (Lean) لتبسيط الآليات.

الوحدة الخامسة:

العوامل الإنسانية في تبسيط العمل:

• مقاومة النقد.
• مقاومة التغيير.
• استراتيجيات التغيير.
• المشاركة في إدارة المسؤولية.
• المشاركة في اتخاذ القرارات.